حدّد الدور قبل أن تبني الفريق
قائمة مختصرة لتحويل الحاجة الغامضة إلى دور واضح، قبل أن ينضم أي شخص إلى الفريق.
كثير من الفرق الصغيرة تبدأ بمسمى وظيفي ثم تعمل عكسيًا. والأسرع والأوضح غالبًا أن نبدأ من العمل نفسه.
ابدأ من النتائج
اكتب ما الذي يجب أن يتغيّر بعد ستة أشهر لأن هذا الدور موجود. إن لم تستطع وصف التغيير فالدور لم ينضج بعد.
افصل العمل عن الشخص
اذكر المهام التي سيتحمّلها الدور فعلًا، وجمّعها في ثلاث إلى خمس مسؤوليات. الدور الذي يضم عشر مسؤوليات غير مترابطة هو في الغالب دوران، أو دور يحتاج شكلًا مختلفًا.
حدّد موقع الدور في المنظومة
- لمن يتبع الدور، ومن يعتمد عليه؟
- ما القرارات التي يملكها، وما التي يكتفي بالتوصية بها؟
- ما المسؤوليات القائمة التي ستنتقل إليه، ومن أي شخص؟
تأكّد أن حجم العمل حقيقي
قدّر الجهد الأسبوعي لكل مسؤولية. إن كان المجموع أقل بكثير أو أكثر بكثير من حمل عمل كامل، فعدّل النطاق قبل المتابعة.
اجمعه في صفحة واحدة
يكفي وصف دور من صفحة واحدة: الغرض، والمسؤوليات الرئيسية، والقرارات المملوكة، وعلاقات العمل الأساسية، وكيف ستُراجَع النتائج. وكل ما بعد ذلك في تخطيط الموارد البشرية، من الهيكل إلى السياسات، يصبح أسهل بعد وجود هذه الصفحة.